El reto
Una empresa de servicios gestionaba el trabajo con sus clientes desde Gmail y un CRM en Google Sheets. Estados, fechas límite y acuerdos se copiaban a mano de los hilos de email a la hoja de cálculo. Con el volumen de correspondencia de la empresa, eso se comía horas cada semana y se escapaban cosas: una fecha límite que nadie copió, un cliente esperando una respuesta que nadie apuntó.
El enfoque
El microservicio revisa Gmail cada 5 minutos, recoge los emails nuevos e identifica al cliente por el dominio del remitente. Un LLM lee la correspondencia y rellena los campos del CRM: el estado (requiere acción, esperando al cliente, nada pendiente), la fecha límite, el último acuerdo y el historial de la relación.
La hoja de Google sigue siendo el CRM. El equipo conserva la herramienta en la que ya confía, y los datos se mantienen al día sin que nadie tenga que teclearlos.
Arquitectura
- Backend: Python, con consultas periódicas gestionadas por supervisord
- Integraciones: Gmail API, Google Sheets API y la API de OpenAI para analizar la correspondencia
- Despliegue: Docker Compose en un servidor Linux
Resultados
El CRM está al día sin introducir datos a mano. La columna de estado le dice al equipo dónde hace falta actuar, y las fechas límite ya no dependen de que alguien se acuerde de copiarlas de un email.